POLÍTICAS DE RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, DE INFORMACIÓN FINANCIERA, CREDITICIA, COMERCIAL Y DE SERVICIOS DARROW S.A.S.

NIT 800.020.772

Domicilio: Medellín – Colombia

Dirección: Calle 36 No. 48-14

Teléfono: 018000945533

Correo electrónico: mercadeo@darrow.com.co

1. INTRODUCCIÓN

DARROW S.A.S. teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos, se permite formular el presente texto con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, ley 1266 de 2008. y demás normas complementarias.

El derecho al Hábeas Data de acuerdo con la ley es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y con él se garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal, en este sentido, DARROW S.A.S. procede a definir en éste documento estas políticas teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto, continuamente está recopilando y tratando datos personales.

Es deber de DARROW S.A.S., informarle acerca del uso y tratamiento de la protección de sus datos personales de conformidad con la ley 1581 de 2012 y de la información financiera, crediticia, comercial y de servicios, de acuerdo a lo regulado en la ley estatutaria 1266 de 2008 y para eso se ha establecido esta política. En esta política también expresamos los derechos que cada usuario tiene de conocer, actualizar, rectificar y suprimir de las bases de datos de DARROW S.A.S. sus datos personales. De esta manera, damos cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y a la ley 1266 de 2008.

A continuación se presenta la política de recolección y tratamiento de datos personales de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y de la información financiera, crediticia, comercial y de servicios con la ley 1266 de 2008.

2. DEFINICIONES:
En los términos de la ley 1581 de 2012

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
En los términos de la ley 1266 de 2008:

a) Titular de la información. Es la persona natural o jurídica a quien se refiere lan información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data
y demás derechos y garantías a que se refiere la presente ley.

b) Fuente de información. Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final.

c) Operador de información. Se denomina operador de información a la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la presente ley.

d) Usuario. El usuario es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la presente ley, puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información.

e) Dato personal. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o  que puedan asociarse con una persona natural o jurídica.

f) Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

g) Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley.

h) Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

i) Agencia de Información Comercial. Es toda empresa legalmente constituida que tenga como actividad principal la recolección, validación y procesamiento de información comercial sobre las empresas y comerciantes específicamente solicitadas por sus clientes, entendiéndose por información comercial aquella información histórica y actual relativa a la situación financiera, patrimonial, de mercado, administrativa, operativa, sobre el cumplimiento de obligaciones y demás información relevante para analizar la situación integral de una empresa.

j) Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, Para todos los efectos de la presente ley se entenderá por información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.

3. OBJETO

En esta política, DARROW S.A.S establece las pautas necesarias para garantizar el derecho de habeas data, proteger los Datos Personales de los Titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir la información por parte de los titulares.

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente Manual aplica a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de DARROW S.A.S. incluidas en ella las bases de datos de empleados y proveedores, y aquellas que se encuentren en poder de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de DARROW S.A.S y serán aplicables a los datos  personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de DARROW S.A.S así como por los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de DARROW S.A.S con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece, siempre que no se trate de información pública.

5. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS

Al aceptar suministrar y tratar sus datos bajo esta política usted autoriza expresamente DARROW S.A.S, las sociedades en las que tengan participación, con las que se fusionen o integren cualquiera sea la forma jurídica y las que se creen como resultado de una escisión, (quién en el desarrollo de su objeto y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos usuarios, empleados, proveedores, acreedores, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos) para que haga uso de los datos suministrados mediante la: recolección, almacenamiento, uso, intercambio, actualización y procesamiento de la información y datos personales por suministrada en formularios y la que posteriormente sea solicitada en las tiendas y/o eventos y en general durante los procesos y diferentes actividades que desarrollamos, la cual será utilizada, para los fines indicados en el aviso de privacidad y para los siguientes fines:

• El desarrollo de las relaciones contractuales, comerciales, laborales u otras que se tengan con DARROW S.A.S.
• Envío de información por cualquier medio conocido o por conocer (correo electrónico, físico, sms, llamadas telefónicas, etc.) acerca de campañas, información de productos y servicios, bienvenidas.
• Notificaciones de actividades, promociones, ofertas y lanzamientos.
• Programas de fidelización.
• Envío de: muestras, catálogos y publicaciones relacionadas con los productos y servicios prestados por nosotros.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
• Compartir con terceros que colaboran con DARROW S.A.S y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, relaciones públicas entre otros. En  algunas ocasiones podremos compartir su información personal con sociedades vinculadas y/o con terceras empresas asociadas para llevar a cabo el desarrollo del objeto de la empresa, para el desarrollo de eventos promocionales o de divulgación de las actividades realizadas por la empresa, también podemos compartir su información si DARROW S.A.S cree que es razonablemente necesario para protegerse, proteger a cualquiera de sus usuarios o el público en general. Con excepción de lo descrito anteriormente, DARROW S.A.S nunca revelará su Información personal a ningún tercero para fines de marketing y/o publicidad, a menos que haya otorgado su consentimiento expreso para tales fines, en todo caso el mismo se entenderá otorgado en los términos de esta política.
• Ejecutar los contratos que tiene suscritos por DARROW S.A.S.
• Soportar los procesos de auditoría de la empresa.
• Desarrollar procesos de selección y contratación de la compañía.
• Prevenir el fraude y otras actividades ilegales o prohibidas por las leyes de la Republica de Colombia y/o leyes internacionales.
• Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a los bancos de datos o centrales de riesgo crediticio, de acuerdo con lo establecido en la ley 1266 de 2008 y demás normas concordantes y complentarias, cuando se cuente con la autorización expresa y escrita para ello.
• Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo de la relación entre DARROW S.A.S y el Titular.
• DARROW S.A.S tendrá la facultad de registrar con fines estadísticos, de medición, control y mejora en el rendimiento, la información referente a las acciones realizadas por sus usuarios; Entre ella se encuentra y no se limita a las visitas a nuestro sitio web, incluyendo las visitas a las páginas, el tiempo permanecido en ellas, los enlaces seleccionados, los términos de búsqueda introducidos y cualquier otra acción que realice para conectarse a la página web de DARROW S.A.S. el Protocolo de Internet (IP), tipo de navegador y lenguaje, los tiempos de acceso, el Identificador Uniforme de Recursos (URI) del sitio web desde el cual accedió a nuestro sitio y la URL que navega por fuera de nuestro sitio si selecciona un enlace a nuestro sitio.
• Al recibir boletines de noticias o promociones por correo electrónico, sms, entre otros de DARROW S.A.S, podremos almacenar la información estadística, a través del uso de enlaces personalizados o tecnologías similares, para determinar si el correo electrónico o sms fue abierto y las selecciones de los enlaces. Estos datos son utilizados para ayudar a determinar el uso y eficiencia en nuestras comunicaciones y mejorarlas constantemente para lograr mostrarle información que se adecue a sus preferencias y necesidades. En relación con lo anterior, DARROW S.A.S y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de la empresa podrá ejecutar las siguientes acciones:
• Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, copiar, fijar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes, entendiéndose en todo caso que esta autorización esta dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos.
• Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
• Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga, entendiéndose en todo caso que esta autorización esta dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos.
• Transferir los datos o información parcial o total a sus establecimientos de comercio, empresas y/o entidades afiliadas a DARROW S.A.S.
• De la misma forma aquí indicada se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la empresa, de datos personales tanto de usuarios, proveedores, empleados, clientes y en general cualquier tercero con el cual DARROW S.A.S. sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

De conformidad con la ley 1581 de 2012 – Datos personales

a) Conocer, actualizar, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento frente a DARROW S.A.S. o Encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a DARROW S.A.S., o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para tal efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.

c) Ser informado por DARROW S.A.S. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que se le ha dado a los mismos.

d) Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, para lo cual la compañía se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas. De conformidad con la ley 1266 de 2008 – información financiera:

a) Ejercer el derecho fundamental al hábeas data en los términos de la ley, mediante la utilización de los procedimientos de consultas o reclamos, sin perjuicio de los demás mecanismos constitucionales y legales.

b.) Solicitar el respeto y la protección de los demás derechos constitucionales o legales, así como de las demás disposiciones de la ley, mediante la utilización del procedimiento de reclamos y peticiones.

c.) Solicitar prueba de la certificación de la existencia de la autorización expedida por la fuente o por el usuario.

d) Solicitar información acerca de los usuarios autorizados para obtener información.

e) Ejercer los derechos fundamentales al hábeas data y de petición, cuyo cumplimiento se podrá realizar a través de los operadores, conforme lo previsto en los procedimientos de consultas y reclamos de esta ley, sin perjuicio de los demás mecanismos constitucionales o legales.

f) Solicitar información o pedir la actualización o rectificación de los datos contenidos en la base de datos, lo cual realizará el operador, con base en la información aportada por la fuente, conforme se establece en el procedimiento para consultas, reclamos y peticiones.

g) Solicitar prueba de la autorización, cuando dicha autorización sea requerida conforme lo previsto en la ley.

h) Solicitar información sobre la utilización que el usuario le está dando a la información, cuando dicha información no hubiere sido suministrada por el operador.

i) Solicitar prueba de la autorización, cuando ella sea requerida conforme lo previsto en la ley.

j) Los titulares de información financiera y crediticia tendrán adicionalmente los siguientes derechos: Podrán acudir ante la autoridad de vigilancia para presentar quejas contra las fuentes, operadores o usuarios por violación de las normas sobre administración de la información financiera y crediticia. Así mismo, pueden acudir ante la autoridad de vigilancia para pretender que se ordene a un operador o fuente la corrección o actualización de sus datos personales, cuando ello sea procedente conforme lo establecido en la ley.

7. CASOS EN LOS CUALES DARROW S.A.S. REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE LA QUE TRATA LA LEY 1266 DE 2008:

La información pública no requiere de ningún tipo de autorización por parte del titular para el manejo y administración de este tipo de información, sin embargo esta queda sujeta a todas las disposiciones contempladas en la ley.

La administración de datos semi-privados y privados requiere el consentimiento previo y expreso del titular de los datos, salvo en el caso del dato financiero, crediticio, comercial, de servicios y el proveniente de terceros países el cual no requiere autorización del titular. En todo caso, la administración de datos semiprivados y privados se sujeta al cumplimiento de los principios de la administración de datos personales y a las demás disposicionesde la presente ley.

El reporte de información negativa sobre incumplimiento de obligaciones de cualquier naturaleza, sólo se efectuará cuando se cuente con la autorización previa y expresa para ello y sólo procederá previa comunicación al titular de la información, con el fin de que este pueda demostrar o efectuar el pago de la obligación, así como controvertir aspectos tales como el monto de la obligación o cuota y la fecha de exigibilidad. Dicha comunicación podrá enviarse al correo electrónico que sea suministrado para estos efectos por parte del titular.

8. CASOS EN LOS CUALES DARROW S.A.S. NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

• Cuando la información sea solicitada a la empresa por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
• Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
• En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

9. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y  RECLAMOS

Para el ejercicio de los derechos contenidos en la ley 1581 – Datos personales:

Si desea que DARROW S.A.S lo retire de sus bases de datos, lo debe manifestar de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito, al correo electrónico mercadeo@darrow.com.co o mediante comunicación escrita a la dirección Calle 36 #48-14 Medellín y al teléfono 018000945533, DARROW S.A.S. De no manifestar su interés de retirarse de las bases de datos, se habilitará a DARROW S.A.S a continuar el tratamiento de los mismos, acorde con lo establecido en el Decreto 1377 de 2013.

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de DARROW S.A.S para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas al correo ya indicado.

Una vez recibida por, la consulta o queja, será radicada en la fecha, día y hora de su recepción y se le aplicarán los términos de respuesta y los procedimientos consignados por la Ley 1581 de 2012.

En todo caso la solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

9.1.Nombre completo del titular del dato personal y de sus representantes o apoderados especiales.
9.2 Petición concreta y precisa de información, actualización, rectificación o revocatoria del consentimiento y/o supresión del dato. En cada caso, la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que la copropiedad proceda como responsable del tratamiento de la base de datos a dar respuesta oportuna y completa a la misma.
9.3.Dirección física y/o electrónica para efectuar las notificaciones a que hubiere lugar.
9.4.Documentos que soportan la solicitud, conforme lo indicado en los numerales anteriores.
9.5.Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal. Si no se cumpliere con alguno de estos requisitos, el  DARROW S.A.S. dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud enviará una comunicación indicando los requisitos faltantes para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de habeas data presentada. Transcurridos dos (2) meses sin que el interesado presente la información requerida, la misma se entenderá desistida. De acuerdo con la ley se dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles si se trata de una consulta; y de quince (15) días hábiles si se trata de un reclamo. En igual término se responderá cuando se verifique que DARROW S.A.S. en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados. Recuerde que para acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos  interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos ante DARROW S.A.S..

. Para el ejercicio de los derechos contenidos en la ley 1266 – Infación financiera y reportes:
Si desea presentar reclamos a DARROW S.A.S referidos a la información financiera y crediticia, lo puede hacer al correo electrónico: darrow @darrow.com.co o mediante comunicación escrita a la dirección Calle 36 #48-14 Medellín al teléfono 018000945533, DARROW S.A.S.

10. A QUIENES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE DARROW S.A.S. SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
En los términos de la ley 1581 de 2012:

• A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a  DARROW S.A.S.
• A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
• A los terceros que sean autorizados por alguna Ley de la República de Colombia.
• A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar  la información y cuya autorización sea entregada a DARROW S.A.S
En los términos de la ley 1266 de 2012: Por disposición del artículo 5 de la ley 1266 de 2008, existen unas personas a la cuales puede ser entregada la información que repose en las bases de datos de DARROW S.A.S. que haya sido recolectada o suministrada a la empresa directamente o por intermedio de un tercero con el cual tenga algún tipo de vínculo comercial, esta información puede ser puesta a disposición de las siguientes personas y por cualquier medio bien sea escrito o verbal:
• A los titulares, a las personas debidamente autorizadas por estos y a sus causahabientes mediante el procedimiento de consulta previsto en la ley.
• A los usuarios de la información, dentro de los parámetros establecidos en la ley.
• A cualquier autoridad judicial, previa orden judicial.
• A las entidades públicas del poder ejecutivo, cuando el conocimiento de dicha información corresponda directamente al cumplimiento de alguna de sus funciones.
• A los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa, cuando la información sea necesaria para el desarrollo de una investigación en curso.
• A otros operadores de datos, cuando se cuente con autorización del titular, o cuando sin ser necesaria la autorización del titular el banco de datos de destino tenga la misma finalidad o una finalidad que comprenda la que tiene el operador que entrega los datos. Si el receptor de la información fuere un banco de datos extranjero, la entrega sin autorización del titular sólo podrá realizarse dejando constancia escrita de la entrega de la información y previa verificación por parte del operador de que las leyes del país respectivo o el receptor otorgan garantías suficientes para la protección de los derechos del titular.
• A otras personas autorizadas por la ley.

11. AUTORIZACIÓN

Para el tratamiento de los datos personales por parte de DARROW S.A.S se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual será obtenida por cualquier medio verbal (dejando su constancia), escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, entendiéndose en todo caso que esta autorización esta dada al inscribirse en nuestras oficinas, puntos de venta y/o en la página web y aceptar la recolección y tratamiento de los datos, en los mismos términos deberá obtenerse la autorización correspondiente para consult y reporte de información financiera y crediticia. DARROW S.A.S conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

Cualquier modificación que sea efectuada a estas políticas o la forma en que utiliza su Información personal, será anunciada y publicada mediante un aviso antes de la aplicación de las nuevas condiciones, y todos los términos modificados entrarán en vigor automáticamente cinco (5) días después de la aparición de un aviso en nuestro sitio web.

12. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con DARROW S.A.S., pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorizar otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

Para la información a que se refiere la ley 1581 de 2012:

a) Procedimiento para solicitar prueba de autorización otorgada La solicitud se radicará a través de los datos de contacto aquí mencionados, indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta.

Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún
caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b) Procedimiento para actualizar información El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo tratamiento por parte de  DARROW S.A.S. o el Encargado del Tratamiento podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo son el sitio Web, correo electrónico del área encargada del Tratamiento de Datos Personales.

c) Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:

• La solicitud deber ser presentada a través de los datos de contacto aquí mencionados, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la misma.
• En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
• El término máximo para atender la solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando Titular tenga un deber legal o contractual con DARROW S.A.S.

Para la información a que se refiere la ley 1266 de 2008:

DARROW S.A.S. ha dispuesto del correo electrónico xxxx, con la finalidad de que los titulares de la información o sus causahabientes envíen las consultas sobre la información que reposa en la base de datos de la empresa, así como que eleven los reclamos tendientes a la corrección o actualización de la información.

De esta forma, tanto las consultas como los reclamos deberán ser realizados por escrito y enviados al correo electrónico darrow@darrow.com.co, en donde la persona encargada le dará el trámite correspondiente dentro de los términos fijados por la ley.

Procedimiento para el trámite de consultas:

Para este tipo de eventos DARROW S.A.S. cuenta con un término de 10 días hábiles contados desde la fecha y hora de recepción de la misma para dar respuesta al titular de la información o al causahabiente que hubiere realizado la consulta, en caso de que esta no pueda ser atendida se le informara al interesado los motivos de la demora y se le señalara la fecha en que se le dará respuesta.

Procedimiento para el trámite de reclamos:

Al escrito mediante el cual se formule el reclamo se deberán adjuntar todos aquellos documentos que se quieran hacer valer y la indicación de los hechos que dan lugar al reclamo, una vez recibido por DARROW S.A.S. se tendrá 15 días hábiles para dar respuesta al interesado, en caso de que el escrito este incompleto se le informara a la persona interesada para que en el término de un mes contado desde la fecha del requerimiento, subsane y complete la información que se le haya solicitado, pasado este término si no se recibe por parte de DARROW S.A.S. el escrito mediante el cual se subsana el escrito de reclamo se entenderá que se ha desistido de formular el reclamar.

Una vez recibido el escrito completo DARROW S.A.S. deberá incluir en el registro individual una leyenda que diga “reclamo en trámite”, para lo cual contada con dos días hábiles para poner dicha leyenda. Procedimiento previo para reporte en caso de mora:

En caso de mora, cuando se cuente con la autorización correspondiente, se podrá efectuar el reporte de la información transcurridos veinte (20) días calendario
siguientes a la fecha de envío de la comunicación en la última dirección de domicilio del afectado que se encuentre registrada en los archivos de DARROW SAS y sin perjuicio, si es del caso, de dar cumplimiento a la obligación de informar al operador, que la información se encuentra en discusión por parte de su titular, cuando se haya presentado solicitud de rectificación o actualización y esta aún no haya sido resuelta.

13. OBLIGACIONES DE EMPAQUETADURAS DARROW S.A.S.

DARROW S.A.S. reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

En virtud de la ley 1581 de 2012:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

b) DARROW S.A.S deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento y conservar copia de dicha autorización.

c) DARROW S.A.S deberá informar de manera clara y expresa a sus usuarios, empleados, proveedores, clientes y terceros en general de quienes obtenga datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos, la finalidad de dicho tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Para ello, DARROW S.A.S deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios puede ser el envío de correos electrónicos, mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través del sitio Web, entre otros.

d) DARROW S.A.S debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.

e) En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.

f) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g) DARROW S.A.S debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.

h) DARROW S.A.S, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en el presente manual.

i) DARROW S.A.S deberá conservar con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

j) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

k) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.

l) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

m) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en
el presente Manual.

n) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

o) Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la Ley o en el presente Manual.

p) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.

q) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se  encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.

r) Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

s) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

t) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En virtud de la ley 1266 de 2008:

DARROW S.A.S. reconoce la información financiera, crediticia, comercial y de servicios, es confidencial y por lo tanto solo le concierne al titular de la misma y sus causahabientes conocer, actualizar y corregir la información que del obtenga, recoja o le suministren, en virtud de esto EMPAQUETADURAS DARROW S.A.S. tiene siguiente deberes de acuerdo con lo consagrado en la ley y la Constitución Política:

a). DARROW S.A.S. garantizara, en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, y solicitar la actualización o corrección de datos.

b). DARROW S.A.S. garantiza, que en la recolección, tratamiento y circulación de datos, se respetan los derechos consagrados en la ley.

c). Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que, de conformidad con lo previsto en la ley, pueden tener acceso a ella.

d). Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

e). Solicitar la certificación a la fuente de la existencia de la autorización otorgada por el titular, cuando dicha autorización sea necesaria.

f). Conservar con las debidas seguridades los registros almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.

g). Realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos.

h). Tramitar las peticiones, consultas y los reclamos formulados por los titulares de la información, en los términos señalados en la presente ley.

i). Indicar en el respectivo registro individual que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular, cuando se haya presentado la solicitud de rectificación o actualización de la misma y no haya finalizado dicho trámite.

14. PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos de DARROW S.A.S. tendrán un periodo de vigencia indefinido ya que el tratamiento de los mismos será necesario mientras subsista la compañía y el desarrollo de su objeto social, en todo caso este término no será inferior a (50) años.

15. MECANISMOS DE PROTECCIÓN Y PRIVACIDAD DE SU INFORMACIÓN
PERSONAL EMPAQUETADURAS DARROW S.A.S

DARROW S.A.S. se compromete a conservar la información y su contenido, de manera estrictamente confidencial y almacenada en servidores que cumplen con los estándares de seguridad necesarios para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y así garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data. Como cliente, proveedor de DARROW S.A.S. dispondrá en todo momento de los derechos de información, rectificación y cancelación de sus datos personales. Si bien nos esforzamos para proteger tu información personal. Toda la información almacenada por DARROW S.A.S. es administrada con absoluta confidencialidad y conforme lo dispone la legislación vigente, incluyendo en su tratamiento todas las medidas de seguridad necesarias para ello.

16. INFORMACIÓN PERSONAL DE MENORES DE EDAD

DARROW S.A.S. procura en el desarrollo de su actividad económica no recaudar información de menores de edad, si tiene menos de 18 años de edad, sus datos solo podrán ingresar a nuestras bases de datos con el consentimiento expreso del representante legal del menor de edad. Sin perjuicio de lo anterior y en el evento en que nos sean suministrados datos por menores de edad, dichos datos estarán sujetos a las reglas que se señalan a continuación.

Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo
establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de DARROW S.A.S. o que se soliciten requieren la autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, representantes estos a quienes DARROW S.A.S. facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.

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